কোল্ড ইমেইল এর পরিচিতি

আপনি কি চান আপনার ব্যবসায়ে প্রতিদিন নতুন ক্লায়েন্ট আসুক?

কে চায় না বলুন তো!

কিন্তু, এভাবে নতুন নতুন ক্লায়েন্ট পাওয়া সহজ বিষয় না।

আপনাকে সঠিক স্ট্র্যাটেজি নিতে হবে, সঠিক লিড নিতে হবে, এবং সঠিক অফার দিয়ে সঠিক সময়ে পৌঁছাতে হবে লিড এর কাছে।

শুনতে খুব কঠিন লাগছে কি?

পড়তে থাকুন এই ব্লগ, আমরা আমাদের নিজেদের ১৫০,০০০+ ডলারের কোল্ড ক্যাম্পেইন এর অভিজ্ঞতা শেয়ার করতে চলেছি এই গাইড এ!

চাইলে, আমাদের কোল্ড ইমেইল সার্ভিস নিয়ে ফেলতে পারেন, তাহলে আর আপনাকে এই ব্লগ পড়তে হবে না, নির্দ্বিধায় দেশের সবচেয়ে বড় কোল্ড ইমেইল সার্ভিস প্রোভাইডার দের থেকে আপনার ক্যাম্পেইন সাজিয়ে নিতে পারবেন!

নিচের বাটনে ক্লিক করে দেখে নিন আমাদের অ্যাভেইলেবিলিটি!

আর যদি চান নিজেই কাজগুলো করতে, তবে চলুন, শুরু করা যাক! 

কোল্ড ইমেইল আসলে কী?

কোল্ড ইমেইল কী, এটা বোঝার জন্য আমাদের লিড কী, এটা বুঝতে হবে। একজন লিড আপনার ব্যবসায়ের পোটেনশিয়াল ক্রেতা।

লিড কে দুই ভাগে ভাগ করা যায়, কোল্ড এবং ওয়ার্ম। কোল্ড লিড হল তিনি, যিনি আপনার ব্যবসায় কিংবা আপনাকে চেনেন না। আর ওয়ার্ম লিড হল তিনি যিনি আপনার ব্যবসায়ের সঙ্গে পরিচিত কিংবা সংযুক্ত, কিন্তু এখনো আপনার ক্রেতা নন।

এই কোল্ড লিড দেরকে আপনি যে ইমেইল পাঠাবেন, সেটাই কোল্ড ইমেইল!

চলুন আরেকটু বিস্তারিত বলি।

সাধারণত একটা বিজনেস রিলেশনশিপ শুরু হয় আলাপের মাধ্যমে। এই কোল্ড মেইল হচ্ছে অনলাইন জগতের আলাপ এর একটা উপায়। এই কোল্ড মেইলের মাধ্যমে আপনি নিজের পরিচয় বা আপনার বিজনেস এর পরিচয় দিতে পারবেন আপনার পটেনশিয়াল কাস্টোমারকে। আর এটাই হতে পারে আপনার সাথে সেই ব্যক্তির ব্যবসায়িক যাত্রার শুরু।

আপনি যদি বিজনেস জগতে নতুন হয়ে থাকেন তাহলে কোল্ড মেইল সম্পর্কে আপনার আগে থেকে ধারণা না থাকা অস্বাভাবিক কিছুই না। যারা অনেকদিন ধরে বিজনেস করে আসছেন তারা সবাই জানেন কোল্ড মেইল কতটা কার্যকরী নতুন কাস্টোমার আনার জন্য।

আপনি এই বিজনেস জগতে নতুন বা পুরানো যেটাই হয়ে থাকুন না কেনো, এই গাইড আপনাকে কোল্ড ইমেইল সম্পর্কে জানতে এবং ভালো কোল্ড মেইল পাঠাতে সাহায্য করবে।

কোল্ড মেইলে ইনভেস্টমেন্ট কী কার্যকরী?

এক কথায় - হ্যাঁ।

সর্বশেষ ২০২৪ এর সর্বশেষ জরিপে দেখা গেছে প্রতিদিন পুরো পৃথিবীতে প্রায় ৩৬১০০ কোটি মেইল আদান-প্রদান হয়ে থাকে। আর এই নাম্বার প্রতিদিন বাড়ছেই। ইমেইল ব্যবহার করছে প্রায় ৪৪৮১ মিলিয়ন মানুষ। সংখ্যাটা কত বড় চিন্তা করতে পারছেন?

এইজন্যই কোল্ড মেইল সেলস আউটরিচ এবং লিড জেনারেশনের জন্য খুবই জনপ্রিয়।

সোর্স: স্ট্যাটিস্টা রিপোর্ট

কোল্ড ইমেইল এ কী কী করা যাবে না

প্রতিদিন একজন মানুষ প্রচুর ইমেইল পেয়ে থাকে। আপনি নিজেও জানেন আপনার ইনবক্সের অনেক ইমেইল আপনি উপর থেকে দেখেই আর ওপেন করেন না। তাহলে কী কী ভুলে করলে বা কী কী বিষয় ফলো না করলে আপনার মেইলও মানুষ উপর থেকে দেখেই ইগনোর করার চান্স বেশি থাকে সেগুলো জানবো আজকে।

সবাই তো বলে এটা করবেন বা ওটা করবেন। কী কী করবেন তা অনেক জায়গাতেই পেয়ে যাবেন।

তাহলে আসুন আমরা জেনে নেই কোল্ড মেইলে কী কী করা যাবেনা।

১। জেনেরিক ইমেইল এড্রেস এ মেইল পাঠাবেন না।

অনেক ইমেইল দেখতে অনেকটা এরকম হয়:

no-reply@abc.com

info@abc.com

contact@abc.com

এসব ইমেইল সাধারণত রেগুলার চেক করা হয় না। তাছাড়া এসব ইমেইল ব্যবসায়ের জন্য বানানো হয়ে থাকেনা, যার ফলে আপনার কোল্ড মেইল ইমেইল এই ধরনের ইমেইল এড্রেস এ পাঠালে তারা খুলেও দেখবে না।

২। জেনেরিক ম্যাসেজ পাঠাবেন না।

প্রতিদিন শত শত ইমেইল এর মধ্যে আপনার ইমেইলটা কেনোই বা একজন দেখবে?

তার একটাই কারণ হতে পারে আপনার ইমেইল বাকিদের মত জেনেরিক না।

যার কাছে ইমেইল পাঠাচ্ছেন তার কোম্পানি বা তার সম্পর্কে রিসার্চ করুন, তথ্য যোগাড় করুন। ইমেইল যেন পার্সোনালাইজড হয়। আপনার ইমেইল দেখে তার যাতে মনে হয় আপনি তাকে যথেষ্ট মূল্য দিচ্ছেন, তার কোম্পানি নিয়ে আপনার আগ্রহ আছে।

৩। অনলাইন থেকে ইমেইল টেমপ্লেট ব্যবহার করবেন না।

মনে রাখবেন “বেস্ট কোল্ড ইমেইল টেমপ্লেট” এই লাইনটা গুগলে শুধুওমাত্র আপনি সার্চ দিচ্ছেন না।আপনি যেই ইমেইল এর টেমপ্লেট ব্যবহার করছেন সেটা আরো হাজার হাজার মানুষ ব্যবহার করছে। 

নিজের মত ইমেইল সাজান, এতে আপনার ব্র্যান্ড পার্সোনালিটিও ফুটে উঠবে ইমেইল এর মাধ্যমে।

৪। ঘন ঘন ফলোআপ ইমেইল পাঠাবেন না।

কোল্ড ইমেইল ক্যাম্পেইন এর জন্য ফলোআপ ইমেইল খুবই দরকার। কিন্তু আজকে প্রথম মেইল দিয়ে তার পরের দিনই ফলোআপ মেইল পাঠাবেন না। জিনিসটা তার জন্য বিরক্তকর এবং আপনার ইমেইল স্প্যাম ফোল্ডার এ যাওয়ার সম্ভাবনা থাকে।

ফলোআপ মেইল এ অন্তত ৫ দিনের গ্যাপ দেওয়া স্ট্যান্ডার্ড। এর আগে দ্বিতীয় মেইল পাঠানো থেকে বিরত থাকুন।

৫। ইমেইল এ কোন অ্যাটাচমেন্ট রাখবেন না

জিনিসটা অনেকটা এরকম, রাস্তায় কারো সাথে আপনার প্রথম দেখা। আপনাকে উনি হ্যালো বলে একটি খাবার এর প্যাকেট এগিয়ে দিলো। এখন আপনি কী তার থেকে খাবারের প্যাকেটটি নিবেন?

ইমেইল এর অ্যাটাচমেন্ট অনেকটা এমনই।

তাছাড়া অ্যাটাচমেন্ট যুক্ত ইমেইল স্প্যাম ফোল্ডার এ যাওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেশি থাকে।

কী কী জিনিসকে অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে ধরা হয়? টেক্সট বাদে, ছবি-ভিডিও-পিডিএফ সবই অ্যাটাচমেন্ট হিসেবে ধরে গুগল।

তাইলে কি কোল্ড ইমেইল এ ছবি পাঠাব না?

না, কোল্ড ইমেইল এ ছবি না পাঠানোই উত্তম।

কোল্ড ইমেইল সেটআপ

কোল্ড ইমেইল পাঠানোর আগে আপনার বেশ কিছু জিনিস সেটআপ করে নিতে হবে।

চলুন এক নজরে দেখে নেই আমাদের কী কী করতে হবে কোল্ড ইমেইল ক্যাম্পেইন শুরু করারা আগে। 

১। কোল্ড ইমেইল পাঠানোর জন্য নতুন ডোমেইন-ইমেইল  কেনা।

২। নতুন ডোমেইন ডিএনএস রেকর্ড দিয়ে ভেরিফাই করা।

৩। ইমেইল ওয়ার্মআপ সেটআপ করা।

৪। লিড জেনারেশন

বেশি বেশি নতুন ডোমেইন এবং ইমেইল কেনা

আপনি যে ইমেইল রেগুলার কাজের জন্য ব্যবহার করেন তা কখনোই কোল্ড ইমেইল পাঠানোর জন্য ব্যবহার করবেন না।

ধরলাম আপনার ইমেইল abc@company.com তাহলে আপনার ইমেইল হতে পারে abc@company.net বা abc@company.org ধরনের।

তবে, কোল্ড ইমেইল পাঠানোর জন্য একটা ডোমেইন বা ইমেইন কিনে বসে থাকবেন না।

কোল্ড মেইল পাঠাতে হয় অনেক। তাই স্প্যাম এড়াতে বেশি বেশি নতুন ডোমেইন এবং ইমেইল কিনবেন যাতে একটি ইমেইল দিয়ে সবাইকে কোল্ড ইমেইল পাঠাতে না হয়।

ডিএনএস রেকর্ড ভেরিফিকেশন

ডিএনএস (ডোমেইন নেইম সার্ভিস) ভেরিফিকেশন খুবই দরকারি কোল্ড ইমেইল সেটআপ এর জন্য।

কিন্তু ডিএনএস জিনিসটা আসলে কী? এর কাজ কী?

আমরা সাধারণ মানুষেরা ইন্টারনেট ব্রাউজ করি ডোমেইন নেইম দিয়ে (hubxpert.com , google.com), কিন্তু যত ইন্টারনেট বট রয়েছে, বা যত অ্যালগোরিদম রয়েছে, এরা ইন্টারনেট ব্রাউজ করে আইপি অ্যাড্রেস দিয়ে (IPv4 কিংবা IPv6)।

কাজেই, গুগল যখন আপনার ডোমেইন চেক করবে আপনি কি আসল ডোমেইন কি না, তখন গুগল দেখতে পাবে যে আপনার ডোমেইন এ বেশকিছু এসেনশিয়াল রেকর্ড আছে, যেসব রেকর্ড সাধারণত স্প্যামার রা ইউজ করে না।

এই রেকর্ড গুলো হল:

1. SPF
2. DKIM
3. DMARC
4. MX
5. URL Redirect

এই সবগুলো রেকর্ডই বিভিন্ন কাজে প্রয়োজন পড়ে গুগলের, কাজেই এই রেকর্ড গুলো ইনক্লুড করা একেবারে মাস্ট। না করলে আপনার ইমেইল স্প্যামে চলে যাওয়ার সম্ভাবনা অনেক বেশি বেড়ে যাবে।

ইমেইল ওয়ার্ম আপ সেটআপ

প্রথমেই আপনার মাথায় প্রশ্ন আসতে পারে, ইমেইল ওয়ার্মআপ আবার কী?

ইমেইল ওয়ার্মআপ এর মাধ্যমে আপনি আপনার ইমেইল একাউন্ট গুলোর ভালো সেন্ডার রেপুটেশন তৈরী করতে পারবেন।

আপনি যদি আপনার নতুন তৈরি করা ইমেইল দিয়ে প্রতিদিন একগাদা ইমেইল পাঠানো শুরু করেন, তাহলে গুগল কিংবা মাইক্রোসফট, যারা সবচেয়ে বড় ইমেইল প্রোভাইডার, এরা সবাই আপনার ডোমেইন কে ব্ল্যাকলিস্ট করে ফেলবে, কারণ এগুলো স্প্যামার রা করে সাধারণত।

এবং, একবার আপনার ডোমেইন ব্ল্যাকলিস্ট হয়ে গেলে নতুন ডোমেইন কেনা ছাড়া আর কোন গতি থাকবে না।

ওয়ার্ম আপ টুল গুলোর সাহায্য নিলে, এরা আপনার ইমেইল থেকে আস্তে আস্তে অন্য ইমেইল এ মেইল পাঠাবে, এবং সেই ইমেইল গুলোকে স্প্যাম বা অন্য কোন জায়গা থেকে ইনবক্সে নিয়ে যাবে।

টুল গুলো অটোমেটিক্যালি ইমেইল এর রিপ্লাইও দিবে, যেন গুগল বা মাইক্রোসফট আপনার ইমেইল এর হাই রেসপন্স রেট দেখতে পায়। টুলের মাধ্যমে ওয়ার্ম আপ করলে, আপনাকে কোন চিন্তা করতে হবে না। 

লিড জেনারেশন

কোল্ড ইমেইল পাঠাবেন কাদের?

এইজন্যই আপনার দরকার হবে লিড জেনারেশন।

আপনার টার্গেট কাস্টোমার বা টার্গেট ইন্ডাস্ট্রি সবার আগে সিলেক্ট করতে হবে।

এরপরে সেই ইন্ডাস্ট্রির লিড কিনে ফেলবেন।

লিড কেনা কি অতি প্রয়োজন?

কোল্ড ইমেইল এর জন্য, হ্যাঁ। কারণ ফ্রি তে আপনি যেসব লিড পাবেন সেগুলো একেবারেই লো কোয়ালিটি।

আপনি চাইলে একটি লম্বা সময়ের জন্য প্ল্যান করে নিলে আস্তে আস্তে অর্গ্যানিক লিড জেনারেশন করতে পারবেন, তবে শুরুতে কিনে ফেলাই উত্তম।

লিড জেনারেশনের জন্য অনেক টুলস পাওয়া যায়। যেখানে আপনি আপনার টার্গেট অনুযায়ী ফিল্টার করে লিড জেনারেট করে নিতে পারবেন যা আপনার কোল্ড ইমেইল ক্যাম্পেইন এ দরকার হবে।

কোল্ড ক্যাম্পেইন সেটআপ

ধরুন আপনার সবকিছু করা শেষ, আপনার হাতে এখন বেশ অনেকগুলো লিড আছে যাদের আপনি রিসার্চ করে বের করেছেন।

এখন কি তাদের এক এক করে ইমেইল পাঠাবেন?

অবশ্যই না!

এতে আপনার সময় প্রচুর সময় নষ্ট হবে।

কোল্ড ইমেইল পাঠানোর জন্য প্রচুর টুল আছে, যেমন স্মার্টলিড, কিংবা রিপ্লাই। এসব টুল এ আপনি ওয়ার্মআপও সেটআপ করে ফেলতে পারবেন।

আপনার জেনারেটেড লিড আপনি টুলগুলোতে আপলোড করে সিকুয়েন্স সেটআপ করে দিলেই আপনার কাজ শেষ। বাকি সব কাজ টুল নিজে থেকে করবে।

যেসব কেপিআই এর দিকে আপনার লক্ষ্য থাকা উচিত

শুধু ইমেইল ক্যাম্পেইন রান করে দিলেই আপনার কাজ শেষ?

না!

আপনার ইমেইল কপি কাজ করছে নাকি, ইমেইল ঠিকমত পৌছাচ্ছে নাকি সব কিছু কেপিআই দেখে ডিসাইড করতে হবে। প্রয়োজন মত আপনার ক্যাম্পেইন মডিফাই করতে হবে।

• ওপেন রেট - আপনার পাঠানো ইমেইল কতজন ওপেন করছে সেটা আপনি বুঝতে পারবেন ওপেন রেট দেখে।
• বাউন্স রেট - আপনার পাঠানো ইমেইল এর কতগুলো রিসিভার এর ইনবক্সে পৌছায়নি তা বুঝতে পারবেন বাউন্স রেট দেখে।
• স্প্যাম রেট - পাঠানো ইমেইল এর মধ্যে কতগুলো রিসিভার এর স্প্যাম ফোল্ডার এ যাচ্ছে তা বুঝতে পারবেন এই রেট থেকে।
• আনসাবস্ক্রাইব রেট - এই কেপিআই এর মাধ্যমে দেখতে পারবেন কী পরিমাণ মানুষ আপনার ইমেইল ক্যাম্পেইন থেকে অপট-আউট করেছে বা আপনার মেইল আর রিসিভ করবে না।
• রিপ্লাই রেট - আপনাকে মোট কয়জন পজিটিভ রিপ্লাই দিচ্ছে, কিংবা কেউ কি পজিটিভ রিপ্লাই দিচ্ছে কি না।

এখন যা করবেন

পরিশেষে, আমাদেরকে একটি গুরুত্বপূর্ণ প্রবাদ মনে রাখতে হবে। 

সেটা হচ্ছে, স্লো অ্যান্ড স্টেডি উইনস দ্যা রেস!

আপনি হাজার হাজার লিড জেনারেট করলেই, বা কিনে ফেললেই বড়লোক হয়ে যেতে পারবেন না।

আপনাকে ক্যাম্পেইন অপটিমাইজ করতে হবে, এ/বি টেস্টিং করতে হবে, নতুন নতুন লিড জেনারেশনের উপায় খুঁজে বের করতে হবে, আস্তে আস্তে ওয়ার্ম আপ করে এগোতে হবে।

কিন্তু, এ সব আপনি অ্যাভয়েড করে যেতে পারবেন খুব সহজে!

কিভাবে?

আমাদের সঙ্গে যোগাযোগ করে ফেলুন!

আমরা আপনার সম্পূর্ণ কোল্ড ক্যাম্পেইন এর কাজ করে দিতে পারব, এবং আপনাকে কোনোকিছু নিয়েই আর চিন্তা করতে হবে না!

তবে আর অপেক্ষা না করে চলুন আমরা শুরু করি আমাদের কোল্ড ইমেইলের যাত্রা!